Datenschutzerklärung

Stand: August 2026.

Zettelwerk ist ein Angebot von Lars Tietjens und Teil von handwerkerfee.de.

Diese Erklärung gilt für die Nutzung der Software Zettelwerk unter zw.handwerkerfee.de. Zettelwerk ist eine Software zur Erfassung von Arbeits- und Wochenzetteln für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe.

1. Verantwortlicher und Rollenverteilung

Für die in der App durch einen Betrieb verarbeiteten personenbezogenen Daten (insbesondere Daten von Mitarbeitern und Endkunden) ist der jeweilige Betrieb der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Betriebs als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; hierfür gilt der separate Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für die eigenen Vertrags- und Abrechnungsdaten des Betriebs (Konto des Chefs, Zahlungsabwicklung) ist der Anbieter selbst Verantwortlicher; darauf bezieht sich diese Erklärung.

2. Verarbeitete Daten

a) Konto- und Vertragsdaten (Anbieter ist Verantwortlicher)

• E-Mail-Adresse und Passwort des Betriebsinhabers (Passwort nur als kryptografischer Hash, nie im Klartext)
• Firmenname des Betriebs
• Abrechnungs- und Vertragsstatus (Tarif, Testphase, Zahlungseingänge, Mahnstand)
• Protokolle über versendete E-Mails und, im Anbieter-Bereich, Änderungen am Konto (Audit-Log)

b) Fachdaten des Betriebs (Betrieb ist Verantwortlicher, Anbieter Auftragsverarbeiter)

• Namen und Anmelde-PINs der Mitarbeiter/Monteure; die PIN ist für den Betriebsinhaber (Chef-Konto) einsehbar, damit er sie einem Mitarbeiter bei Verlust nennen kann; die Namen erscheinen auf den Stundennachweisen
• Arbeitszeitdaten: Datum, Uhrzeiten, Pausen, Stunden, Baustelle/Auftrag, Tätigkeitsbeschreibung
• Unterschriften (Monteur und Kunde) als Bilddatei
• Baustellen- und Bautagebuch-Angaben inkl. hochgeladener Fotos
• Kunden-/Auftraggeberangaben des Betriebs (Name, Anschrift, ggf. Kontaktdaten auf dem Zettel)
• optional Sprachaufnahmen zur Erfassung: Die Audiodatei wird nicht gespeichert, sondern nur zur Umwandlung in Text (Transkription) verarbeitet; das Transkript wird zum Eintrag gespeichert

Die Verarbeitung der Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter erfolgt beim Betrieb im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG, Art. 88 DSGVO) und der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. Der Betrieb ist als Verantwortlicher dafür zuständig, die erforderliche Rechtsgrundlage gegenüber seinen Mitarbeitern sicherzustellen und diese zu informieren.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App, Konto und Abrechnung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Erfassung und Aufbewahrung von Arbeitszeiten — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung; vgl. Arbeitszeiterfassungspflicht, u. a. BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21, sowie § 16 Abs. 2 ArbZG). Für die Beschäftigtendaten beim Betrieb zusätzlich § 26 BDSG.
• Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Verbesserung des Dienstes — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
• Zahlungsabwicklung — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber dem Zahlungsdienstleister siehe Abschnitt 5.

4. Auftragsverarbeiter (Dienstleister im Auftrag)

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht:

Dienstleister	Zweck	Ort / Garantien
Hetzner Online GmbH	Server-Hosting, Speicherung, Backups	Deutschland
OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.)	Sprache-zu-Text (Whisper) und Textstrukturierung (GPT) für die Spracherfassung, über die API	EU/USA; EU-Standardvertragsklauseln, keine Nutzung der API-Daten zum Training, Audio nur transient
Resend, Inc.	Versand von Transaktions-E-Mails (Bestätigung, Passwort-Link, Hinweise zur Zahlung)	USA, Datenhaltung EU-Region; EU-Standardvertragsklauseln

Die Spracherfassung ist optional. Setzt ein Betrieb einen eigenen OpenAI-Zugang ein, erfolgt die Verarbeitung über dessen eigenen Vertrag mit OpenAI.

5. Zahlungsdienstleister

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg). PayPal verarbeitet die Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen und ist insoweit kein Auftragsverarbeiter. Bei Zahlung per Überweisung fallen die üblichen Bankdaten an.

6. Speicherdauer

Arbeitszeit- und Zettel­daten werden für die Dauer des Vertrags gespeichert und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Beendigung des Vertrags bleiben die Daten für 30 Tage zum Export verfügbar und werden anschließend gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (siehe AVV). Konto- und Abrechnungsdaten werden nach Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Fristen gelöscht.

7. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Betrifft die Anfrage Fachdaten eines Betriebs, ist der Betrieb als Verantwortlicher zuständig; wir unterstützen ihn dabei über die Export-, Berichtigungs- und Löschfunktionen der App.

8. Cookies

Zettelwerk setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: einen Sitzungs-Cookie (zwsession, HttpOnly, Secure, SameSite=Lax) sowie – nach dem Öffnen eines Einladungslinks auf einem Monteur-Gerät – einen signierten Cookie zur Zuordnung des Geräts zum Betrieb. Es findet kein Tracking und keine Analyse durch Dritte statt.

9. Kontakt für Datenschutz

info@handwerkerfee.de